Kontakt och introduktion

Alla ideellt baserade verksamheter (där hobbies som bridge ingår) har en social dimension. Vad vi själva gör eller vill - som att gå till bridgelokalen och spela en tävling - påverkas i stor utsträckning av vår omgivningen. Valet att börja eller att sluta spela bridge har alltså väldigt mycket med människorna runtomkring själva spelet att göra. Det gäller i störst utsträckning under kontaktfasen då bridge bara är ett nyfiket intresse och det inte finns någon starkare relation till vare sig spelet eller en partner, ett lag eller en klubb.

Vad är viktigt?

Att lotsa nya spelare in i en bridgeklubb ska ses som en separat uppgift och det ska finnas uttalat ansvariga som sköter den. Det är en uppgift som kräver ett visst mått av kunskap, förståelse och förmågor, och i likhet med andra hantverk går det att förbereda och utbilda sig, lära av sina erfarenheter och kontinuerligt utveckla och förbättra sitt arbete. Ser ni ett mönster att många av era nya spelare slutar, måste ni be om hjälp! Då är det ert bemötande som är problemet - inte att era nya spelare tappar intresset.

Så långt som möjligt ska rekryteringsaktiviteter bygga på att samla in kontaktuppgifter till intresserade, och att era kontaktpersoner hör av sig till dem - inte att andra ska höra av sig till er (för det kanske de inte gör). Även om en ny spelare kommer till klubben spontant, kanske i sällskap med en befintlig klubbspelare, så bör en kontaktperson kopplas in.

Introduktionen av nya spelare ska därefter följa en genomtänkt och strukturerad plan. Vi vill inte veta av några ”vi brukar ta det som det kommer” eller ”det brukar lösa sig” - helt enkelt för att det ger dåliga resultat. Ni ska ha konkreta åtgärder som resulterar i att:
• Er nya spelare känner sig uppskattad och välkommen
• …och känner att det finns en konkret plan och tillgång till stöd för att hen ska lära sig spela.
• Er nya spelare etablerar personlig kontakt med andra inom klubben
• …och upplever att de bryr sig om och engagerar sig i hur det går.

Metoder

Bekräftelse via epost: Den första kontakten kan tas via ett standardformulerat brev. Det ska vara kortfattat och bara innehålla helt grundläggande information (som adress till er klubblokal, tid och plats för era nybörjarkurser, kontaktuppgifter till er kontaktperson). Mest av allt fungerar det som en bekräftelse på att ni har noterat personens intresse och kommer höra av er”.

Ett första samtal: Ni ska, så långt det är möjligt, sköta er inledande kontakt i tal - inte i skrift. Ett samtal är mer personligt och nyanserat, och går dessutom mycket fortare än att skriva frågor och svar till varandra.

En första träff: Erbjud gärna er nya spelare att ses på tu man hand i er lokal en halvtimme innan den första organiserade aktiviteten. På ytan är syftet med en sådan träff praktiskt, som att sköta någon form av registrering, gå igenom förhållningsregler, visa runt i lokalen och presentera nyckelpersoner i klubben. Men i praktiken är det viktigaste syftet socialt - att visa intresse för, lära känna och etablera en relation med personen som sådan.

Intresse, uppmärksamhet och uppmuntran: Att vara trevlig och visa intreesse flör den som är ny skulle kunna betraktas som vanlig hyfs och ses som en självklarhet. Men med tanke på hur avgörande detta är för nya spelares benägenhet att fortsätta spela bör frågan ges högre prioritet än så. Fram till att era nya spelare etablerar egna relationer inom klubben och i social bemärkelse kan ”stå på egna ben” bör någon ha i uppgift att ta särskild hand om dem - säga hej när de kommer, fråga hur de mår och hur det går, visa intresse och uppskatta deras framsteg. Vissa föredrar att bedriva det arbetet i uttalad form genom att utse en mentor eller ”fadder”. Gott så, men tycker ni det känns onaturligt går går det lika bra att sköta det mer subtilt utan särskilda benämningar.

Uppföljningssamtal: Så länge era nya spelare befinner sig i en introduktionsfas bör de betraktas som ett pågående ”ärende” av era kontaktpersoner. Men ni bör även identifiera en tidpunkt för ett uppföljningssamtal, då ni sätter punkt för processen. Till exempel efter en avslutad kurs, efter den första tävlingen eller om er nya spelare skulle sluta. Syftet med ett sådant samtal är att stämma av om allt gått bra, om hen känner sig hemma i klubben, om något varit problematiskt eller om ni borde gjort något annorlunda. Om inga ytterligare åtgärder behövs bör introduktionen därefter betraktas som avslutad.

Utvärdering och resultatuppföljning:
Efter ert uppföljningssamtal är era kontaktpersoner enligt lag (GDPR) skyldiga att avpersonifiera sina anteckningar om varje person. Vi rekommenderar dock starkt att ni sparar någon typ av ”kod” för varje person ni haft kontakt med (exempelvis kön och ålderskategori), samt en anteckning om hur ni lyckats med uppdraget att göra personen till en spelare i er klubb. Långsiktigt kommer den uppföljningen ge er massor av värdefull kunskap, och en tydligare målbild att arbeta gentemot (till exempel att överträffa fjolårets procent av lyckade introduktioner).

Organisation och funktioner

I en liten klubb med begränsad nyrekrytering kan kanske hela den här processen skötas av en uttalad kontaktperson. I en större klubb bör ni absolut vara flera personer som delar på arbetet. Men tänk på att i så fall göra en mycket tydlig arbetsfördelning, så det inte råder oklarhet kring vem som ansvarar för kontakten med respektive person och så att inget faller mellan stolarna. Av den anledningen är det klokt att inte ha för många kontaktpersoner.

Processen kring kontakten med nya spelare kommer med tiden bli tämligen ”maskinell” vartefter ni utvecklar ert arbete. Vi rekommenderar därför att ni har nedskrivna rutiner som beskriver hur ni arbetar. Det kommer underlätta er samordning, och gör det lättare för nya personer att komma in i arbetet om någon av era kontaktpersoner behöver ersättas.

Tänk också på att dokumentera arbetet gentemot nya spelare på ett tydligt sätt, i dokument som endast era kontaktpersoner har tillgång till.