Öppet brev från Pontus Silow, SBF:s ordförande, 20190807

Detta brev är ställt till samtliga distriktsstyrelser i SBF. Då det även finns ett allmänt intresse för flera av frågorna publiceras det även på hemsidan i artikelform.

Om måldokument 2020–2025

Jag har i ledare i tidningen under 2018 och 2019 annonserat att det är dags för styrelsen att söka mandat på Riksstämman för nya mål inför perioden 2020–2025. Det finns mycket att glädjas åt i förbundet och jag vill bygga vidare på tidigare framgångar, men även spänna bågen ytterligare inom ett antal fokusområden som jag tillsammans med styrelsen arbetat fram:

Medlemmens livscykel

Jag vill arbeta vidare med våra medlemmars hela livscykel för att säkerställa att vi blir fler bridgespelare och att alla har en god utveckling.

Rekrytering

• Vidareutveckla projektet ”30 000 till 2020”, där de ingående klubbarna visar mycket goda resultat och är utmärkta förebilder för andra klubbar som vill göra liknande satsningar.
• Ta juniorrekryteringserfarenheter från Varberg och Norrköping till andra klubbar, med starkt stöd från förbundet.
• Arbeta vidare med minibridge som rekryteringskoncept.

Utbildning

• Vidareutveckla det nya utbildningsmaterialet och se till att det är väl känt och förankrat i organisationen.
• Arbeta vidare med minibridge som inkörsport till bridgeutbildning, inte minst för att jämna ut och höja standarden på kortspelet hos kursdeltagarna.

Utveckling

Det finns en hel del utbildning för nya medlemmar och för elitsatsande par, men det är ont om material och tillfällen för de som har kommit en bit på vägen och är förbi skolornas utbildningar. Detta vill jag att vi blir bättre på att stödja från förbundshåll, så att medlemmar i hela landet kan vidareutvecklas som bridgespelare.

Engagemang

• Varför går vissa tävlingar så bra samtidigt som andra behöver ställas in? Vi skall bli bättre på att hela tiden hålla koll på vad det är som engagerar och motiverar våra medlemmar. Förbundet har här en viktig funktion i att dokumentera och förmedla erfarenheter mellan klubbar, distrikt och andra arrangörer av bridgeevenemang.
• Samvaron är för många lika viktigt som spelet i sig och bidrar i högsta grad till att bridgen attraherar och engagerar. Vi skall bli bättre på att utveckla och sprida lyckade tävlingskoncept och paketeringar av bridge ihop med andra upplevelser.

Särskilda medlemsgrupper

Juniorer

Vi har alldeles för få juniorer, både inom bredd och elit. De är för få i relation till övriga medlemmar, rekrytering går för trögt och det är för få som stannar kvar och fortsätter att utvecklas efter inledande insatser (som rekrytering och bridgekurs). Det behövs krafttag med riktade insatser som är anpassade för att nå, attrahera och motivera juniorer:
• Skolverksamhet
• Vi måste in i högstadie- och gymnasieskolor. Börja där det finns volym, där det finns bridgespelande personal eller där det finns en klubb som klarar att ta hand om juniorer. Betydande stöd från förbundet krävs.
• Börja med minibridge och ta bridge först i klubbens / bridgeskolans regi.
• Arrangera tävlingar i minibridge, låt klasser och skolor tävla mot varandra. Ha som målsättning att arrangera skol-SM i minibridge (och på sikt skol-SM i bridge).
• Särskilda projekt och satsningar
• Utveckla kursverksamhet och klubbspel så att det passar ungdomar, till exempel både fysiskt och digitalt material, undervisning och övningar på nätet och inte sena kvällstider för yngre juniorer.
• Dokumentera, utveckla och dela hela tiden erfarenheterna från pilotklubbarna som har varit tidigt ute med juniorsatsningar.
• Utbilda ledare lokalt och regionalt som kan driva juniorverksamheten vidare.
• Utveckla permanent stödfunktion centralt på förbundet som utbildar, utvecklar och stöttar regionala och lokala ungdomsledare.
• Vidareutveckla marknadsförings- och utbildningsmaterial för ungdomar så att det är relevant och engagerande.
• Stärk organisation och stöd kring juniorlandslag och elitsatsande juniorer. Använd de juniorerna som ungdomsambassadörer för sporten.
• Samverka aktivt med andra länder som har lyckats med juniorsatsningar. Anpassa erfarenheterna till svenska förhållanden.

Pensionärsföreningar

• Bevaka position och attraktionskraft
• Vi måste säkerställa att det är, och fortsätter att vara, värdefullt för pensionärsklubbar att ansluta sig till förbundet.
• Det måste finnas aktuellt informationsmaterial och insatta funktionärer lokalt.
• Analysera löpande demografin och det lokala utbudet för att skapa en bild av vad vi måste göra för att nå och engagera pensionärerna.

Klubbutveckling

För att klara av ovanstående behöver vi stärka organisationen betydligt för att kunna stödja klubbarnas nödvändiga utveckling. Förutsättningar, arbetssätt och mötesformer behöver utredas.

Tävlingsverksamhet

Tävlingsverksamheten fungerar i stort mycket bra, men vi behöver fortsätta att utbilda tävlingsledare och vi måste ständigt utveckla verksamheten så att tävlingar på alla nivåer både behåller sin dragningskraft och för bridgen i Sverige framåt.
• Effektiv administration
• Utbilda tävlingsledare på alla nivåer.
• Vidareutveckla det tekniska stödet för tävlingsverksamheten.
• Öka deltagande
• Arbeta aktivt med att utveckla roliga och utmanande tävlingsformer.
• Erbjud olika tävlingslängder för olika målgrupper.
• Gå vidare med HCP, strata och liknande koncept för att möjliggöra bättre tävlingsmöjligheter utefter spelstyrka.

Arrangemang

• Säkerställ goda möjligheter för arrangemang nationellt, regionalt och lokalt – och identifiera målgrupperna.
• Utred vad det är som gör att vissa arrangemang utgör så attraktiva paketeringar.

Landslag

Sverige är idag ett av världens absolut bästa bridgeländer. Vilken ambitionsnivå skall vi ha framöver? Jag tror att det är mycket bra för sporten att det finns en stor och lyckad elit, som inspirerar och för sporten framåt genom sitt engagemang och sina framgångar.

• Jag vill se ett större utbyte mellan elit och bredd – där förbundet kopplar ihop landslagstrupperna med ett visst ansvar för breddens och sportens utveckling.
• Eftersom vi är så framgångsrika så går också förbundets kostnader upp för landslagsbridgen. En långsiktigt hållbar finansiering måste komma på plats.

Organisations- och verksamhetsutveckling

Målbilden skall vara: ”En stark organisation i alla led”.
• Vi behöver reda ut och uppdatera våra roller och ansvar i organisationen – inte minst med tanke på att vi inte längre har kvar den gamla konsulentorganisationen. Hur skall vi arbeta framöver och vem gör vad?

Samverkan

• Förbundet skall vara motorn i att möjliggöra och utveckla intern samverkan, men distrikt och klubbar har nyckelroller i detta arbete.
• Vi skall utveckla vår externa samverkan – med till exempel SISU/RF – för att möjliggöra så bra externt stöd som möjligt.
• Förbundet behöver utvärdera och utveckla sin kommunikation med distrikt, klubbar och medlemmar.
• Fastställ kommunikationssätt, mötesformer och styrande principer i en kommunikationsplan med vägledning för funktionärer i alla led.

Kansli

Utred den framtida behovsbilden för kansliet och jämför med kompetens och kapacitet för att identifiera utvecklings- och rekryteringsbehov.

IT och digitalisering

• Ständig förbättring och effektivisering av våra tekniska miljöer och lösningar.
• Identifiera löpande nya möjligheter att, med teknikens hjälp, överkomma hinder, som avstånd, volym eller komplexitet.
• Underlätta distriktens och klubbarnas arbete.
• Möjliggör ökad självbetjäning för både funktionärer och medlemmar.

Ekonomi

Medlemsavgift

Höj medlemsavgiften 20/21 och låt den sedan följa med ett lämpligt index, så att vi säkerställer en långsiktigt sund finansiering av verksamheten.

Fastställ ekonomiska principer

• Hur skall intäktsfördelningen se ut mellan medlemsavgifter, spelavgifter och andra intäkter?
• Säkerställ stabila och förutsägbara intäkter.
• Sträva alltid efter kostnadseffektivitet.

Om BIT-projektet

Gamla Spader var byggt på en plattform som heter e107, vilket inte gav oss de möjligheter förbundet önskade. Vi hade också andra gamla system som vi visste att vi var tvungna att ersätta. Vi ville ha en plattform som var mer kommersiellt gångbar, var lättare att kompetensförsörja och som gav oss kraftfulla möjligheter att utvecklas med.

2013 tittade Tomas Brenning och jag på alternativ och hittade tre: WordPress, Joomla och Drupal. Efter en del efterforskningar, intervjuer och diskussioner föll WordPress bort och vi valde slutligen Drupal.
När projektet hade godkänts av Riksstämman så behövde vi etablera projektet och komma igång.

Det fanns dock ingen projektledare, trots att jag hade försökt hitta någon i flera månader och hade några kandidater som alla tyvärr tackade nej. På ett styrelsemöte frågade styrelsen om jag kunde ta det, men förklarade att detta inte är en rimlig del av ett ideellt styrelsearbete. Jag replikerade att jag redan hade mycket att göra och att jag var tveksam till att vara både styrelseledamot och konsult till förbundet. Styrelsen skickade då ut mig ur rummet och när jag fick komma tillbaka in så frågade de en gång till, eftersom jag ansågs lämplig med den bakgrund jag hade i både förbundet och det privata.

Jag hade då önskemål om två saker: att vi säkerställde att det inte förelåg något formellt hinder för att vara både styrelseledamot och konsult till förbundet, samt att förbundet skulle etablera en ”enhetstaxa” för externa resurser. Det sistnämnda var särskilt viktigt för mig, eftersom jag under inga omständigheter ville förhandla om min ersättning utan istället acceptera den situation som gällde för alla externa. Därmed kunde arbetet komma igång med Brenning och mig som projektresurser. Förbundet engagerade också en webbyrå och en Drupalkonsult för att få hjälp med grafisk design och ha tillgång till teknisk expertis.

Nästan ett år senare kom den första releasen av BIT, som bytte ut delar av Spader. Vi har sedan fortsatt att utveckla BIT och underhålla de två plattformarna parallellt i väntan på att kunna släcka ner Spader.
I det fortsatta arbetet både nyanställde och frigjorde vi tid hos en existerande medarbetare för att öka vår interna kapacitet och flytta utveckling från extern partner till interna resurser. Detta gjordes både av kostnadsskäl och för att vi ville bygga upp en kompetens internt kring våra tekniska lösningar, vilka blir en allt mer naturlig och integrerad del av verksamheten. Tomas Brenning och jag kvarstod som externa resurser, men webbyrån och Drupalkonsulten användes endast för frågor som krävde särskild kompetens.

Arbetet planerades och följdes upp med hjälp av en digital lösning (trello.com), men vi hade också kvartalsmöten, veckomöten och löpande avstämningar. Arbetet fortskred, men efter en tid stod det klart att vi skulle bli försenade. Utvecklingen tog betydligt längre tid och jag underskattade utrullningstiden till klubbar och distrikt. Projektet har därefter planerats om flera gånger, med justeringar av tidplaner, aktiviteter, roller och ansvar. När man följer projektets utveckling i rapporterna till styrelse, riksstämma eller BIT-sajten så är det alltså reviderade planer det handlar om när det fastslås att projektet ”följer plan” efter ursprunglig tänkt deadline.

Produktionsproblemen blev inte bättre, varför styrelsen och jag beslutade att avsluta mitt engagemang som extern resurs 2015. Förbundets generalsekreterare fick ta över den operativa ledningen av arbetet och jag fortsatte att arbeta ideellt som styrelsens representant i projektet. Det var en svår situation för generalsekreteraren att, utöver sina övriga ansvarsområden, ta över ett så komplext projekt, som dessutom led av produktionsproblem. Det var ingen hållbar situation, men jag lyckades övertala Tomas Brenning att ta sig an uppgiften istället. Han lade ner mycket tid på att detaljera, planera och följa upp arbetet – bitvis med flera dagliga möten. Det blev bitvis bättre, men det löste inte problemet och vi var i en position där vi inte kom någonstans och alla var frustrerade.

Efter att Roger Wiklund hade tillträtt som förbundets chef så tog han över ansvaret för ledning och styrning av resurser. Efter ytterligare en tid var det uppenbart att vi inte skulle få rätsida på situationen om vi inte gjorde resursförändringar. I detta skede fattade Roger Wiklund med stöd av mig och resten av styrelsen beslutet att omedelbart avveckla de interna resurserna och övergå till en extern leverantör. Vi hittade en firma i Örebro (Wappo) som såg lämplig ut, baserat på våra behov och förutsättningar. Efter denna sista förändring, där Wappo står för utveckling, Brenning för utveckling och ledning av Wappo, Roger för styrning ur ett verksamhetsperspektiv och jag för styrning från styrelsens sida, så har arbetet äntligen kommit dit där det skall vara: kvalitativ leverans i tid enligt våra önskemål.

Det har tagit för lång tid att komma hit och det tog för lång tid för både mig och andra att agera på en del av de problem och utmaningar vi har haft. Merkostnaden för detta är framför allt Brennings och Wappos kostnader. Förbundet har dock inte fått så dålig ekonomi på grund av BIT-projektet att vi någon gång under projekttiden har behövt avstå från att genomföra annat viktigt arbete på grund av ekonomiska skäl. Nu klarar vi arbetet på den löpande IT-budgeten, som är på den nivå vi förväntar oss att den kommer att vara. Effekten är framför allt att vi har förlorat tid – vi har inte har kommit så långt som vi borde ha kommit – och att det har skapat mycket frustration och irritation.

Poängteras bör även att interna personella resurser aldrig räknas med i våra budgetar, vare sig det gäller projekt eller kommittéer. SBF har aldrig någonsin särredovisat dessa under sin existens. Om så vore fallet skulle självklart äskandet till 2013 års riksstämma sett helt annorlunda ut.

Summering hela BIT-projektet år för år

Avslutningsvis vill jag skriva att jag ser fram emot chansen att under ännu en mandatperiod få fortsätta förverkliga våra idéer och tankar för att utveckla och vårda vårt förbund.

Diskussioner och debatter accepteras gladeligen så länge de sker på en civiliserad och saklig nivå, och inte minst med oförvanskade fakta. Att vi skall hålla våra diskussioner utan personliga påhopp och substanslösa anklagelser baserade på gissningar ter sig självklart för alla normala människor och jag vill tacka den överväldigande stora mängd medlemmar som under mitt besök i Örebro kommit fram och påpekat detta.

Alla medlemmar är som vanligt alltid välkomna att kontakta mig direkt för att framföra sina synpunkter, tankar och frågor. Och detsamma gäller för övrigt alltid även för resten av styrelsen, vi finns tillgängliga för er.

Med varma bridgehälsningar
Pontus Silow